全校各单位:
为进一步加强会议记录管理和规范、提高会议记录质量,现就相关事项通知如下:
一、适用范围
1.学校党委全委会会议、党委常委会会议、校长办公会议;
2.校领导主持召开的各类专题会议,学校各领导小组、工作小组、专门委员会等议事协调机构重要会议;
3.院系党委会和党政联席会议,部门议事决策会议;
4.其他需要过程性记录的会议。
二、会议记录内容
会议记录内容包括标题、会议组织情况、会议内容和结尾四个部分。
1.标题。要注明会议全称。
2.会议组织情况。包括会议时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等。出席人是指按照规定必须参加会议的人员,有发言权、表决权。列席人是指不属于会议成员,但与会议有关需要参加会议的人员,有发言权,无表决权。所有人员均要写出全名。缺席者应注明原因。
3.会议内容。包括会议议题,主持人讲话内容,汇报人姓名及汇报内容,与会人员发言、讨论情况,决议事项等。与会人发言如有书面讲稿或会议材料,可作为会议记录的附件。
4. 结尾。会议结束,要另行空两格写“散会”等字样。
三、会议记录要求
1.要实事求是,客观完整。尽可能完整地记下发言者的原话,忠实于发言者的原意,客观地记载会议情况,真实地反映会议的内容和过程。休会和复会等会议进行情况要记清,以便准确反映会议进行情况。
2.要书写整洁,一目了然。会议记录的书写格式应符合规范。不同会议、不同议题、不同与会者的发言、不同发言内容,分页、段落、起行要清晰明了。记录与会者发言,要另行写发言者姓名、冒号,然后按照发言人表述的观点、原因、结论等分段记录发言内容,不要不分段落,一段到底。书写要尽可能工整。
3.要妥善保管,及时归档。同一类别会议的记录本规格、式样应相对统一和固定。不同种类的会议,记录本应当分开,并在封面标明会议类别。会议记录人不得随意外传会议内容;其他人员未经相关负责人允许不得阅看会议记录。如有其它会议资料,也应一并归档备查。会议记录保管人员工作变动时,应及时办理交接。
附件:会议记录模板
党委办公室、校长办公室
2019年9月20日
附件
会议记录模板
(供参考)
会议名称:XX学院党政联席会议
时 间:××年××月××日××时
地 点:
主 持 人:
出席人员:
列席人员:
缺席/请假人员:(姓名、缺席/请假事由)
记 录 人:
会议内容:
议题1:×××××××××
×××:(主持人讲话记录)……
×××:(议题汇报人讲话记录)……
×××:(其他参会人员发言记录)……
×××:(列席人员发言记录)……
×××:(主持人结论记录、会议决议)……
议题2:×××××××××
×××:(主持人讲话记录)……
×××:(议题汇报人讲话记录)……
×××:(其他参会人员发言记录)……
×××:(列席人员发言记录)……
×××:(主持人结论记录、会议决议)……
议题3:×××××××××
……
……
本次会议结束(或散会)。